مكتب الوكيل

مدير مكتب الوكيل:

 

الأستاذ/ عمر عبد الله الشقحاء

رقم تحويلة السكرتارية: 8833

 

 

الهدف العام:

إنجاز ومتابعة كافة الأعمال الإدارية، وتنظيم العمل والإشراف على الموظفين في الوكالة.

 

المهام:

1- متابعة وإنجاز الأعمال الإدارية والمالية الخاصة بمكتب سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة.

2- إعداد وتنظيم وترتيب اللقاءات والاتصالات والاجتماعات بالتنسيق مع المكتب الفني وتحديد المواعيد بالتنسيق مع سعادة الوكيل.

3- الإشراف على أعمال التحرير وإعداد الردود والخطابات والإشراف على المراسلات الواردة والصادرة من مكتب سعادة الوكيل بعد التوجيه عليها ومراجعتها والتأشير عليها.

4- العمل على إنشاء مكتب سري للوكالة وتنظيمه والإشراف عليه.

5- استقبال المراجعين والزوار والإجابة على الاستفسارات واستقبال المكالمات الهاتفية والفاكسات والبريد الإلكتروني.

6- إحالة المعاملات إلى الجهات المعنية لاستكمال وإعداد الردود اللازمة بناءً على توجيهات سعادة الوكيل بعد التوجيه عليها.

7- الإشراف على موظفي الوكالة ومتابعتها أدائهم، وتنمية قدراتهم والعمل على تطوير الموارد البشرية بالوكالة.

8- إعداد التقارير الدورية الخاصة بالعاملين بمكتب سعادة والوكيل وتقييمها بهدف تحسين الأداء وسير العمل وذلك بالتنسيق مع وحدة قياس الأداء.

9- تنظيم المواعيد الخاصة بسعادة الوكيل حسب التعليمات.

10- ترتيب ومتابعة رحلات سعادة الوكيل الرسمية داخل وخارج المملكة.

11- الإطلاع على أنظمة ولوائح وزارة التعليم العالي ووزارة الخدمة المدنية، وتطبيقها على كافة أعمال الوكالة.

12- تنفيذ ما يكلف به من مهام أخرى من قبل سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة.

 

إنجازات سعادة مدير المكتب:

1- المساهمة الفعالة في حصول وكالة الجامعة للتطوير والجودة على شهادة الآيزة 9001-2008.

2- إنجاز جميع الأعمال الإدارية والمالية الخاصة بمكتب سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة بما يضمن تحقيق رؤية ورسالة الوكالة.

3- الإشراف على إعداد الردود والخطابات والمراسلات الواردة والصادرة من مكتب سعادة الوكيل، والتي بلغت نحو 8000 خطاب ومراسلة.

4- تنفيذ دورات تدريبية لتنمية مهارات موظفي الوكالة وتطوير الموارد البشرية بالوكالة ومتابعة أدائهم.

5- استقبال الوفود وضيوف الوكيل ومنها زيارة وفد من الجامعات السعودية لوكالة الجامعة للتطوير والجودة على هامش زيارتهم للمستشفى الجامعي يوم الأحد 15-2-1436هـ.

6- تنسيق وترتيب جميع زيارات ولقاءات الوكيل التي تتم خارج الوكالة مع جهات حكومية أو غير حكومية وكذلك المؤتمرات.

7- المسؤولية عن تأمين وتحديث البيانات والمعلومات الإلكترونية بالوكالة إضافة إلى إعداد النسخ الاحتياطية للبيانات بأجهزة الكمبيوتر.

8- إعداد تقارير الأداء السنوي لموظفي الوكالة الإداريين.

9- إعداد ميزانية وكالة الجامعة للتطوير والجودة.

10- إنجاز نحو 3799 معاملة إلكترونية على نظام الاتصالاتالإدارية.