مهام المشرف العام على الشؤون المالية

1- متابعة تنظيم الإدارات ذات العلاقة به، والعمل على تحديث أساليب العمل وإجراءاته،
بما يكفل إنجاز المعاملات المالية بسهولة، في إطار ما تقضي به الأنظمة واللوائح.
2- متابعة تأمين احتياجات وحدات الجامعة، من المواد والمعدات بالحصول على أفضل
العروض، من ناحية الجودة والسعر وسرعة التوريد والصيانة عن طريق إدارة المشتريات.
3- العمل على الحفاظ على أصول الجامعة، وممتلكاتها وصيانتها وتنميتها ومتابعة موجودات
الجامعة في جميع مستودعاتها، والسعي للوصول إلى الطريقة المثلى للتخزين حسب حالة
وطبيعة ونوعية الأصناف المخزنة والتأكد من سلامتها وتطبيق الأنظمة والإجراءات المستودعية
واتخاذ السبل الكفيلة لمراقبة المخزون بشكل منظم ومستمر.
4- متابعة أعمال الجرد السنوي لمستودعات الجامعة، والجرد المفاجئ لموجوداتها، وتكوين
اللجان اللازمة لذلك ومتابعة أعمالها، والرفع عما يستوجب الرفع لمدير الجامعة وبيان
أسباب العجز إن وجد واقتراح أساليب علاجه، واقتراح أسلوب التخلص من المستهلك،
حسبما تقضي به أنظمة المخزون والممتلكات، والتعليمات الخاصة بها، وتكوين اللجان
اللازمة لذلك ورفع توصياتها لمدير الجامعة.
5- تكوين لجان تقدير الاحتياجات والتأكد من أنها في حدود مستويات التخزين المناسبة.
6- الإذن بالصرف عن المستودعات في الجامعة لوحداتها التعليمية والإدارية، في حدود
الحاجة الفعلية وحسب توفر الأعيان، واعتماد محاضر الفحص والاستلام والتركيب
والإرجاع إلى المستودعات.
7- الإذن بالتكليف لمنسوبي الإدارات المرتبطة به بالعمل خارج وقت الدوام لمن تتطلب الحاجة
تكليفه مدة لا تزيد عن عشرة أيام في الشهر الواحد، وكذا الإذن بالانتداب الداخلي لمن
تتطلب الحاجة انتدابه خارج مقر الجامعة مدة لا تزيد عن خمسة أيام فيما عدا المرتبطين
مباشرة بمدير الجامعة، بعد التأكد من توفر الاعتمادات المالية والارتباط عليها.
8- متابعة المطالبة بتسديد السلف ومستحقات الجامعة ومتابعة تحصيل الإيرادات وإشعار
أصحاب الحقوق من الأشخاص أو الشركات أو المؤسسات بوجود حقوقهم وعدم رفع
المستحقات كأمانات إلا بعد مخاطبة أصحابها، ومضي المدة النظامية من تبليغهم بها.
9- اقتراح تكوين لجان فحص العروض والترسية فيما يدخل في اختصاص الإدارة العامة
للشؤون المالية، والتوصية بما يراه لمدير الجامعة حيال توصياتها.
10- توقيع خطابات تجديد الكفالات والضمانات البنكية التي تتطلب ظروف المنافسات
تحديدها، بعد موافقة صاحب الصلاحية على ذلك.
11- اتخاذ الإجراءات المناسبة عند اكتشاف أي مخالفة، أو تصرف يعرض أموال
الجامعة للخطر.
12- إصدار القرارات التنفيذية المالية المنصوص عليها في " ثانياً " و" سابعاً " و" ثامناً "
وبعد موافقة صاحب الصلاحية عليها وتيسير ما يتطلبه تنفيذها، وصرف ما هو مستحق
لأصحابه من حقوق مالية، بعد استيفاء المطلوب لصرفها من التقارير ونحوها.
13- الموافقة على تمويل صندوق الجامعة في حدود أدنى ما يفي بالغرض، ولا يعرضه للخطر
أو الخوف عليه واتخاذ الاحتياطات اللازمة لذلك.
14- الموافقة على مناقلة العهد بين الأفراد والإدارات والأقسام، متى كان هناك حاجة لذلك،
والعرض عما يتطلب الأمر العرض عنه منها.
15- متابعة الاعتمادات الخاصة ببنود ميزانية الجامعة، والتنسيق مع إدارة الميزانية
والتخطيط في ذلك.
16- اعتماد تقارير الأداء الوظيفي عن منسوبي الإدارات المرتبطة به وإعداد تقارير الأداء
عن مديري الإدارات المرتبطة به ورفعها لصاحب الصلاحية للاعتماد والإبلاغ عن مباشرة
الموظفين أعمالهم، وتركهم لها.
17- متابعة سداد رسوم وبدل تدريب موظفي الجامعة وصرف مستحقات المتدربين
والمبتعثين وأي مصروفات أخرى مستحقة لهم نظاماً على أن يكون قد سبق ذلك موافقة
صاحب الصلاحية على ترشيح الأشخاص أو إرسالهم لهذا الغرض.
18- التوقيع على أوامر الدفع وأذون التسوية ونحوها مما يدخل في اختصاص الإدارة العامة
للشؤون المالية.
19- الموافقة على صرف السلف المطلوبة من ميزانية الجامعة مع مراعاة ما ورد في المادة
الخامسة من مرسوم ميزانيات المؤسسات العامة، بعد تحديد البنود التي تصرف عليها
ومتابعة تسديدها بعد الوقت المحدد لاستعمالها فيما خصصت له.
20- الموافقة على منح الإجازات العادية والاضطرارية لمنسوبي الإدارات المرتبطة به،
عدا مديري تلك الإدارات فإنه يلزم موافقة مدير الجامعة على تمتعهم بها قبل اتخاذ أي
قرار تنفيذي بشأنها، وتستكمل الإدارة العامة لشؤون هيئة التدريس والموظفين الإجراءات
النظامية الخاصة بها.
21- إصدار خطابات التعميد بالشراء لجهات التوريد بعد موافقة صاحب الصلاحية على
مبدأ الشراء، إذا زاد مبلغ الشراء عن عشرين ألف ريال، وبعد التأكد من توافر الاعتمادات
المالية اللازمة.
22- الأذن بتوقيع عقود التوريد والتركيب والصيانة والتشغيل وبرامج تقنية المعلومات
والاستشارات الهندسية بما لا يتجاوز مليون ريال.
23- الشراء المباشر بما لا يزيد عن خمسمائة ألف ريال، بعد التأكد من توفر الاعتمادات
المالية، مع ملاحظة اختصاصات اللجان ذات العلاقة.
24- الموافقة على تكوين اللجان المؤقتة في الإدارات المرتبطة به. واقتراح اللجان الدائمة فيها.
25- توجيه الدعوات والاتصال مباشرة بالشركات والمؤسسات للدخول في المنافسات العامة
واستكمال متطلباتها، فيما يدخل ضمن اختصاصاته.
26- تلقي تقرير مراقب الحسابات ربع السنوي وإحالته إلى جهة الاختصاص للرد على
الملحوظات وتصحيح الأخطاء – إن وجدت –ورفع الأمر إلى مدير الجامعة بالنسبة
للمخالفات الظاهرة.
27- الاتصال المباشر بنظرائه في الوزارات والمصالح الحكومية وغيرها في كل ما يدخل في
اختصاصه.
28- دراسة احتياج إدارات الجامعة ووحداتها من الأختام وتحديد أنواعها والرفع عنها بطلب
تأمينها عن طريق إدارة المشتريات ومتابعة تسليمها إلى جهاتها.
29- دراسة ما تحتاج إلية الجامعة من المطبوعات والنماذج وتحديد أنواعها والرفع عنها
بصيغتها النهائية بطلب تأمينها عن طريق إدارة المشتريات.
30- تحديد الاحتياج من اللوحات الإرشادية الخارجية والداخلية لوحدات الجامعة وتحديد
أنواعها وعباراتها ثم الرفع عنها بصيغتها النهائية بطلب تأمينها عن طريق إدارة المشتريات.
31- رفع تقرير سنوي لمدير الجامعة عن أداء الإدارات التابعة له وإنجازاتها.