تتعدد مهام مكتب الاتصالات الإدارية ووحدة مراقبة الدوام : لتشمل إدارة المراسلات والملفات، وتنسيق المعاملات، وأرشفة الوثائق، وضمان دقة وفعالية عملية الحضور والانصراف للموظفين، مع إعداد التقارير الدورية وتقديم المقترحات التحسينية لرفع مستوى الأداء العام. 

مهام مكتب الاتصالات الإدارية:

• استقبال وتسجيل المراسلات: 

  استلام كافة المعاملات والمراسلات الواردة والصادرة وتدوينها وتسجيلها بشكل إلكتروني. 

• توزيع المراسلات: 

  إحالة المراسلات والقرارات والتعاميم إلى الإدارات والجهات المختصة داخل المنشأة وخارجها. 

• تنظيم وحفظ الملفات: 

  تنظيم وحفظ جميع الملفات والمعلومات والوثائق الهامة بأسلوب يسهل استرجاعها وفهرسة المعاملات القديمة. 

• الأرشفة: 

  أرشفة جميع الوثائق والمعاملات والمراسلات الواردة والصادرة في النظام الإلكتروني والورقي، مع صيانة الأرشيف وحمايته من التلف والضياع. 

• تسهيل التواصل: 

  إدارة التواصل الهاتفي وإدارة الضيافة وتجهيز قاعات الاجتماعات. 

• متابعة المعاملات: 

  متابعة تنفيذ المعاملات داخل وخارج الوحدة وإعداد تقارير دورية عن المعاملات المتأخرة.