وحدة قياس الأداء
ادارة وثائق وسجلات - وحدة قياس الأداء
نظام ادارة وثائق وسجلات وحدة قياس الأداء:
-
أولا: المصطلحات ذات العلاقة:
الوثائق: مستندات تتضمن معلومات معتمدة حول نظام العمل "السياسات/ الخطط/ الأدلة/ الاجراءات/ تعليمات العمل....." ويحتفظ بها في صورة ورقية والكترونية.
السجلات: مستندات تحتوي على نتائج الأنشطة التي تم إنجازها وهي الدليل الملموس على إجراء هذه الأنشطة، وتستخدم بغرض تتبع الأداء وإعطاء الدليل الملموس للتحقق وتنفيذ الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية وأثرها على الأداء ويتم الاحتفاظ بها بصورة ورقية والكترونية وتؤرشف بحيث يسهل الوصول اليها من العاملين ذوي الاختصاص بالوحدة.
ثانيا: أهداف ادارة الوثائق والسجلات:
1. تتضمن وثائق الوحدة الملفات التالية:
3. ترتب الاصدارات الحديثة من كل وثيقة في الملف الخاص بها من الأحدث الى الأقدم مع تضمين قرار اعتماد كل اصدار جديد.
4. عند تعديل أو الغاء أي من الوثائق الخاصة بالوحدة يجب الاحتفاظ بتقرير مراجعة الوثيقة ومبررات التغيير او الالغاء مع الوثيقة المحدثة المعتمدة.
5. يسمح بالاطلاع على وتداول الوثائق وفق الجدول التالي:
* يقصد بالتداول أي نشر أو اتاحة للوثيقة سواء بالطباعة أو النسخ أو غير ذلك بغرض الاستخدام الشخصي/ أو تيسير استخدام الغير للمعلومات أو البيانات الواردة بالوثيقة في غير الغرض الذي أعدت من أجله داخل الجامعة.
** لا يسمح بالاطلاع على أو تداول أي من الوثائق المحددة بالجدول لغير المستفيدين المذكورين ما لم ينص على ذلك كتابة من رئيس وحدة قياس الأداء.
رابعا: ضوابط ادارة سجلات الوحدة:
1. تتضمن سجلات الوحدة الملفات التالية:
3. ترتب الاصدارات الحديثة المعتمدة من كل مستند في الملف الخاص بها من الأحدث الى الأقدم.
4. تعتبر جميع السجلات الخاصة بالوحدة ذات طبيعة سرية ولا يسمح بالاطلاع عليها لغير المختصين من العاملين بالوحدة ولا يسمح بتداولها خارج الوحدة "ما لم ينص على غير ذلك كتابة من رئيس الوحدة.
الوثائق: مستندات تتضمن معلومات معتمدة حول نظام العمل "السياسات/ الخطط/ الأدلة/ الاجراءات/ تعليمات العمل....." ويحتفظ بها في صورة ورقية والكترونية.
السجلات: مستندات تحتوي على نتائج الأنشطة التي تم إنجازها وهي الدليل الملموس على إجراء هذه الأنشطة، وتستخدم بغرض تتبع الأداء وإعطاء الدليل الملموس للتحقق وتنفيذ الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية وأثرها على الأداء ويتم الاحتفاظ بها بصورة ورقية والكترونية وتؤرشف بحيث يسهل الوصول اليها من العاملين ذوي الاختصاص بالوحدة.
ثانيا: أهداف ادارة الوثائق والسجلات:
- اتساق التنفيذ وتقليل نسبة الأخطاء الناجمة عن التباين في فهم الاجراءات وتعليمات العمل.
- تقليل زمن تنفيذ أنشطة وحدة قياس الاداء.
- توثيق وارشفة أعمال وحدة قياس الاداء.
1. تتضمن وثائق الوحدة الملفات التالية:
- دليل الجودة لجامعة نجران.
- نظام قياس الأداء واجراءاته.
- الأدوات المعتمدة للقياس.
- مؤشرات الأداء المعتمدة للجامعة/ وحداتها/ اداراتها.
- الخطة التشغيلية السنوية المعتمدة للوحدة.
3. ترتب الاصدارات الحديثة من كل وثيقة في الملف الخاص بها من الأحدث الى الأقدم مع تضمين قرار اعتماد كل اصدار جديد.
4. عند تعديل أو الغاء أي من الوثائق الخاصة بالوحدة يجب الاحتفاظ بتقرير مراجعة الوثيقة ومبررات التغيير او الالغاء مع الوثيقة المحدثة المعتمدة.
5. يسمح بالاطلاع على وتداول الوثائق وفق الجدول التالي:
* يقصد بالتداول أي نشر أو اتاحة للوثيقة سواء بالطباعة أو النسخ أو غير ذلك بغرض الاستخدام الشخصي/ أو تيسير استخدام الغير للمعلومات أو البيانات الواردة بالوثيقة في غير الغرض الذي أعدت من أجله داخل الجامعة.
** لا يسمح بالاطلاع على أو تداول أي من الوثائق المحددة بالجدول لغير المستفيدين المذكورين ما لم ينص على ذلك كتابة من رئيس وحدة قياس الأداء.
رابعا: ضوابط ادارة سجلات الوحدة:
1. تتضمن سجلات الوحدة الملفات التالية:
- محاضر الاجتماعات الدورية.
- ملفات تنفيذ أنشطة الخطة التشغيلية السنوية للوحدة.
- تقارير المتابعة والإنجاز السنوي.
- ملفات العاملين بالوحدة التي تتضمن السيرة الذاتية وتقارير تقييم الأداء.
- ملفات تقييم أداء الوحدة ونظامها المعتمد.
- ملفات الصادر والوارد للوحدة.
3. ترتب الاصدارات الحديثة المعتمدة من كل مستند في الملف الخاص بها من الأحدث الى الأقدم.
4. تعتبر جميع السجلات الخاصة بالوحدة ذات طبيعة سرية ولا يسمح بالاطلاع عليها لغير المختصين من العاملين بالوحدة ولا يسمح بتداولها خارج الوحدة "ما لم ينص على غير ذلك كتابة من رئيس الوحدة.