يستمد إجراء تحديد موعد الجلسة مشروعيته النظامية من نص المادة الحادية والعشرون من نظام مجلس التعليم العالي، التي نصت على أن: "يجتمع المجلس بناء على دعوة رئيسه مرة كل شهر على الأقل، وللرئيس أن يدعو المجلس إلى الاجتماع إذا دعت الحاجة لذلك. وعليه أن يدعوه إذا قدم ثلث الأعضاء طلباً مكتوباً بذلك "ومن ثم فإن إجراء تحديد موعد الجلسة يكون بمثابة مفتاح تنظيم إجراءات سير العمل بأمانة مجلس الجامعة وإدارة جلساته، ذلك أن إتاحة المجال لأعضاء المجلس للاطلاع على المذكرات المعروضة ومناقشتها والتعليق عليها يعد نجاحاً نوعياً في هذا الإطار، ويجعل من اليسير على مجلس الجامعة اتخاذ القرارات الحاسمة في الموضوعات العاجلة في وقت قياسي. ومن هنا بات حرياً بأمانة مجلس الجامعة الحرص على التنسيق المسبق لمواعيد الجلسات، وذلك على مدار العام الجامعي، وتفصيله كالتالي:

مواعيد انعقاد جلسات مجلس جامعة نجران للعام الجامعي 1445 هـ