أولا: فيما يتعلق بالرصد السنوي لمؤشرات الأداء المؤسسية
انطلاقا من هدف وحدة قياس الأداء "دعم الجامعة واداراتها بمعلومات حول قيم الرصد الدوري لمؤشرات الأداء المعتمدة" يعتبر الرصد السنوي لمؤشرات الأداء الرئيسة على المستوى المؤسسي واعداد تقارير متابعة تحقق المستهدفات أولوية أولى للوحدة، وتشمل المؤشرات الرئيسة للجامعة التالي:

1. مؤشرات الأداء الرئيسة المعتمدة من المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي لمؤسسات التعليم العالي.
2. مؤشرات الخطة الاستراتيجية للجامعة.

وتتمثل مسؤولية وحدة قياس الأداء في التعامل مع هذه المؤشرات في التالي:

• اعداد دليل مؤشرات اداء جامعة نجران وتحديثه.
• بناء أدوات جمع البيانات والمعلومات المناسبة لنوع المؤشر وتحكيمها واعتمادها.
• تصميم واعتماد خطة جمع البيانات والمعلومات من الجهات المختلفة بالجامعة.
• جمع البيانات وتحليلها باستخدام الأساليب الاحصائية المناسبة.
• اعداد/اعتماد تقارير الرصد السنوي للقيم المتحققة والمقارنات المرجعية.
• رفع تقارير الرصد السنوي للجهات المعنية بالجامعة "كل فيما يخصه" لدراستها وبناء خطط التحسين المناسبة.
• الاحتفاظ بالتقارير بصورة الكترونية وارشفتها لسهولة الحصول على المعلومات.

ثانيا: فيما يتعلق بالرصد السنوي للمؤشرات الخاصة بالعمادات المساندة والبرامج الأكاديمية

• تلتزم جميع الوحدات والادارات الجامعة مع بداية كل عام أكاديمي برفع قائمة مؤشرات الأداء المعتمدة لها وقيمها المستهدفة بمعاملة رسمية لرئيس وحدة قياس الأداء.
• تلتزم جميع الوحدات والادارات بالجامعة باستخدام أدوات جمع البيانات التي تمت مراجعتها واعتمادها من وحدة قياس الأداء.
• تقدم وحدة قياس الأداء من خلال خطتها السنوية انشطة تدريب ومتابعة ودعم للجان قياس الأداء بالكليات والعمادات المساندة بما يمكنهم من القيام بالأدوار المسندة إليهم في قياس ومتابعة مستويات مؤشرات الأداء وكتابة التقارير لمؤشرات الاداء.
• يمكن لوحدة قياس الأداء بالإضافة لهذا الدور أن تقوم بدور تنفيذي في تصميم الأدوات و/أو جمع البيانات و/ أو تحليل البيانات وكتابة التقارير الخاصة ببعض مؤشرات الأداء الخاصة بالبرامج الأكاديمية او العمادات المساندة وفق الحاجة أو بما يحقق المصلحة العامة وبناء على تكليف رسمي يصدر من رئيس الوحدة.
• بنهاية كل عام أكاديمي تلتزم جميع الوحدات والادارات والعمادات المساندة برفع صورة من تقاريرها السنوية المعتمدة لرصد مؤشرات الأداء للاحتفاظ بها ضمن ملفات الوحدة.

عمليات واجراءات وحدة قياس الأداء
       1. عملية التخطيط السنوي:

• يرسل رئيس الوحدة نسخة من مسودة التقرير السنوي للوحدة لمنسقي جميع مكاتب الوحدة لدراسته قبل أسبوع على الأقل من موعد الاجتماع الختامي السنوي للوحدة "بنهاية كل عام أكاديمي".
• يتم دعوة جميع منسقي مكاتب الوحدة للاجتماع الختامي السنوي مع رئيس الوحدة لمناقشة مرئياتهم حول مسودة تقرير الانجاز السنوي وتقييم أداء الوحدة وانجازها لخطتها السنوية والاتفاق على مقترحات تحسين الأداء التي ستدرج ضمن أنشطة الخطة السنوية للعام التالي.
• يصمم رئيس الوحدة مسودة الخطة السنوية التنفيذية للوحدة في ضوء الإطار العام المعتمد لأهداف ومهام الوحدة ومقترحات التحسين التي تم الاتفاق عليها خلال الاجتماع الختامي السنوي وترفع للاعتماد من رئيس وحدة قياس الاداء.
• ترسل نسخة من الخطة السنوية التنفيذية بعد اعتمادها لمنسقي جميع مكاتب الوحدة في نهاية العام الأكاديمي للالتزام بها خلال الدورة السنوية التالية لعمل الوحدة "العام الأكاديمي التالي".

       2. عملية تصميم أدوات جمع البيانات:

• يقوم مكتب تطوير نظام وإجراءات القياس بإعداد النسخة الأولية لأداة جمع البيانات.
• يرسل منسق المكتب النسخة الأولية للجنة تحكيم الاستبانات لكتابة تقرير المراجعة وتوصيات التحسين.
• تصميم الاستمارة في صورتها النهائية.
• تحفظ الاستمارات بملف الأدوات المعتمدة بصورة ورقية والكترونية.

       3. عملية طرح الاستبانات وأدوات جمع البيانات:

• يرسل مكتب تطوير نظام وإجراءات القياس النسخة المعتمدة من الاستبانة أو استمارة جمع البيانات – وفق المخطط الزمني المعتمد لرفعها على الموقع الرسمي لوحدة القياس.
• يتم ابلاغ الفئات المستهدفة لتعبئة الاستبانات أو الاستمارات بالموعد والفترة المتاحة للاستجابة عن طريق:
• ارسال رسائل نصية بالتنسيق مع عمادة تقنية المعلومات والاتصالات.
• الاعلان على الموقع الالكتروني للجامعة عن طرح الاستبانات الالكترونية وفتح باب الاستجابات.
• ارسال معاملات رسمية للجهات المعنية بالروابط وموعد بدء فتح باب تلقي الاستجابات.

       4. عملية متابعة نسبة الاستجابات:

• يتابع مكتب المعالجة الاحصائية نسبة الاستجابات بعد انتهاء الموعد المحدد لتلقي الاستجابات.
• تقبل نتائج الاستبانات التي تحقق نسبة الاستجابة المعتمدة.

       5. عملية التحليل الاحصائي للنتائج:

• يقوم مكتب التحليل الاحصائي بإنزال الردود (الاستجابات) من على الموقع بصورة Excel وتعالج لتحويلها لصورة رقمية.
• تصدر البيانات من Excel الى SPSS.
• تعالج البيانات احصائيا وتستخلص النتائج وفق المعادلات الخاصة بكل مؤشر.
• يتم تصميم جداول النتائج والأشكال البيانية المناسبة لعرض النتائج وتوضيح المقارنات على مختلف المستويات المطلوبة.
• ترسل النتائج بمعاملة رسمية لمكتب الدعم واعداد التقارير.

       6. عملية اعداد التقارير:

• يتسلم منسق مكتب الدعم واعداد التقارير نتائج التحليل الاحصائي والمقارنات المرجعية للمؤشرات من منسق مكتب المعالجة الاحصائية.
• يقوم المكتب بكتابة التعليقات الخاصة بتحليل النتائج ومستوى اتجاه الأداء وابراز الفروق والتغيرات المعنوية في مستوي الأداء مع الأداء السابق، المستهدف، جهات المقارنة الخارجية، الشطرين، الكليات، البرامج.
• يرفع منسق المكتب التقارير لرئيس وحدة قياس الأداء لاعتمادها.

       7. عملية اعداد الأدلة والنشرات:

• يتحمل مسئولية اعداد الأدلة والنشرات منسوبي الوحدة كل حسب اختصاصه في ضوء الخطة السنوية المعتمدة ويمكن للوحدة- إذا لزم الأمر- الاستعانة بالمختصين والخبراء من خارج الوحدة.
• تراجع الأدلة والنشرات- التي يتم إعدادها بواسطة مختصين من خارج الوحدة- من قبل المختصين بالوحدة قبل عرضها واعتمادها من رئيس الوحدة.

       8. عملية الدعم والتدريب:

• يتم رصد الاحتياجات التدريبية بواسطة مكتب الدعم وإعداد التقارير.
• يقوم مكتب الدعم وإعداد التقارير بتصميم الخطة السنوية للدعم والتدريب.
• يتم تنفيذ التدريب بالتنسيق مع عمادة الموارد البشرية بالجامعة.
• يقوم المكتب بإعداد تقارير تنفيذ الدعم والتدريب وتقرير الإنجاز السنوي للخطة ورفعه لرئيس الوحدة.