آليات العمل بأمانة الخطة الإستراتيجية

 

1 - تستقبل أمانة الخطة الإستراتيجية جميع المراسلات الخاصة بإدارة مشروعات الخطة الإستراتيجية عن طريق سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية .

2- المشروعات التي يكون  مدة انجازها أقل من عام تكون تقارير المتابعة للمشروع شهرية ( وفق نماذج معتمدة تقوم بإعدادها أمانة الخطة الإستراتيجية ) وترسل من مدير المشروع إلى سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية .

3- المشروعات التي يكون  مدة انجازها في أكثر من عام تكون تقارير المتابعة للمشروع كل شهرين  على أن يكون التقرير شهريا قبل ستة أشهر من نهاية المشروع ( وفق نماذج معتمدة تقوم بإعدادها أمانة الخطة الإستراتيجية ) وترسل من مدير المشروع إلى سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية .

4-  في حالة تعثر المشروع  (تجاوز الوقت الزمني / مشكلات خاصة بالتمويل المالي / عدم وضوح المخرجات ومؤشرات الإنجاز )– لا قدر الله -  يتخذ قرار من اللجنة الدائمة  بأن المشروع متعثر  ويكون تقرير المتابعة عن أداء العمل بالمشروع نصف شهرية .

5-  تقوم أمانة الخطة الإستراتيجية بعمل تقرير متابعة ربع سنوي وآخر سنوي  عن أداء المشروعات التطويرية وما يتعلق بها من مؤشرات أداء وكذلك المخاطر المحتملة بالخطة الإستراتيجية وترفع لسعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية  للعرض على رئيس اللجنة الدائمة – معالي مدير الجامعة .

6-  تقوم أمانة الخطة الإستراتيجية بالتنسيق مع سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية  ومن خلال مستشاري وكالة الجامعة للتطوير والجودة بعمل الزيارات الميدانية للكليات والعمادات المساندة وإدارات الجامعة  المختلفة لتقديم الدعم الفني عن الأنشطة التنفيذية للمشروعات بصفة دورية أو في حالة طلب مدير المشروع وتقديم تقارير الزيارات إلى أمانة الخطة الإستراتيجية .

7-  تستقبل أمانة الخطة الإستراتيجية  من قبل  سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية  طلبات مديري المشروعات الخاصة بتمديد مدة المشروع أو التعديل المالي للمشروع ودراستها وإبداء الرأي عليها ورفع تقرير إلى سعادته .

8- تقوم أمانة الخطة الإستراتيجية بالتوصية بالموافقة / أو عدم الموافقة على عمليات الإغلاق المالي والإداري والفني  للمشروع ورفعها لسعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية للاعتماد واتخاذ ما يلزم من قبل اللجنة الدائمة نحو ذلك  .

9- يعقد اجتماع ربع سنوي مع مديري المشروعات لمتابعة التقدم في العمل والتعرف على قصص النجاح وأسباب التعثر – لا قدر الله – في المشروعات التطويرية برئاسة سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية وبالتنسيق مع أمانة الخطة الإستراتيجية  . 

10- التواصل مع الإدارة المالية والإدارية لإدراج ميزانية مشروعات الخطة الإستراتيجية ضمن الميزانية السنوية للجامعة ومتابعة التدفق المالي للمشروعات مع الإدارة المالية والإدارية . 

11- عمل ورش العمل و المطويات والنشرات التوضيحية التي توضح  سير  العمل بمشروعات الخطة الإستراتيجية  للجامعة وإدراج قصص النجاح وطرق تذليل العقبات بالمشروعات بالتعاون مع أصحاب السعادة مديري المشروعات .

12- التوصية باتخاذ الإجراءات الملائمة التي من شأنها الحفاظ على سلامة الآداء  وتجنب المخاطر بمشروعات الخطة الإستراتيجية ورفعها إلى سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية للإطلاع والتوجيه .

13 – يخصص مكتب إداري للأمانة بإدارة الجامعة لاستقبال فرق العمل للتوضيح والدعم الفني .

14- يسري العمل بهذه الآلية من تاريخ موافقة سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة نائب رئيس اللجنة الدائمة لمتابعة وتنفيذ الخطة الإستراتيجية عليها .